「了解」と「承知」以外にも、ビジネスシーンでは似た意味を持つ表現が使われます。特に「かしこまりました」「了承しました」「承りました」は混同されやすいため、それぞれの意味を押さえておきましょう。
かしこまりましたと承知しましたの違い
どちらも目上の人や顧客に使える丁寧な表現ですが、ニュアンスが異なります。
承知しましたは、相手の話や事情を理解し、依頼を受け止めたことを伝える言葉です。
一方、かしこまりましたは、相手の指示や依頼を謹んで受ける姿勢を示します。
例えば、次のように使い分けられます。
- 上司から会議の変更を伝えられた場合：「承知しました」
- 取引先から資料の提出を依頼された場合：「承知いたしました」
- 顧客から商品の注文変更を依頼された場合：「かしこまりました」
「かしこまりました」は接客業やサービス業でもよく使われます。ホテル、飲食店、販売店など、顧客に対して丁寧な応対を求められる場面に適しています。
了承しましたと承知しましたの違い
「了承」と「承知」は意味が似ていますが、承認するニュアンスに違いがあります。
「了承」は、事情を理解したうえで認めること、承認することを意味します。
小学館の『デジタル大辞泉』では、「了承」は「了解」とほぼ同じ意味で使われる一方、了解よりも承認する意味が強いと説明されています。
例えば、次のような違いがあります。
- 「変更の件、承知しました」：変更の内容を理解し、依頼を受け止めた。
- 「変更の件、了承しました」：変更を認め、承認した。
そのため、上司や取引先から依頼を受けたときに、部下側が「了承しました」と返すと、自分が相手の提案を認める立場にいるような印象になる場合があります。
目上の人からの依頼に対しては「承知しました」を選ぶほうが自然です。
なお、相手に事情を受け入れてもらいたい場合には、次のように使います。
「誠に恐縮ですが、今回の納期変更についてご了承いただけますと幸いです。」
「ご了承ください」は、相手に理解や承認を求める表現として使われます。
承りましたと承知しましたの違い
「承りました」は「承る」という言葉を使った謙譲表現です。
「承る」は「受ける」「聞く」の謙譲語であり、相手からの依頼や注文を謹んで受けたことを伝えます。
例えば、次のような場面です。
- 「ご注文を承りました」
- 「ご予約を承りました」
- 「ご依頼の内容を承りました」
「承知しました」が理解や受け止めを伝える表現であるのに対し、「承りました」は依頼や注文を受け付けたことを明確に伝える表現です。
特に顧客対応や電話受付では、自然で丁寧な言い回しになります。
【プロの結論】了解と承知で失敗しないための3つの判断基準
ここまでの違いを踏まえると、ビジネスで適切な返答を選ぶために必要なのは、単純な敬語の順位付けではありません。
大切なのは、相手との関係性、伝えたい意味、そして自分がどこまで対応を引き受けるのかという3つの視点です。
判断基準1：相手が目上かどうか
最初に確認したいのは、相手との関係性です。
上司、役員、取引先、顧客など、敬意を明確に示したい相手には「承知しました」「承知いたしました」を選びましょう。
同僚や親しい後輩であれば「了解しました」でも自然です。
ただし、職場によっては社内でも「承知しました」に統一している場合があります。会社の慣習に合わせることも大切です。
判断基準2：理解しただけなのか、依頼を引き受けたのか
もう一つ重要なのが、返答の意味です。
例えば、相手の説明を聞いて内容が分かっただけなら「内容を確認しました」という表現も使えます。
一方、仕事の依頼を受けて実際に対応するのであれば「承知いたしました」「承りました」が適しています。
この違いを曖昧にすると、相手は仕事を引き受けてもらえたと思っているのに、本人は単に話を理解しただけだったという認識のずれが生まれます。
ビジネスでは、理解したことと引き受けたことを区別して伝えるのが基本です。
判断基準3：相手にどの程度の敬意を示す必要があるか
最後は、連絡する場面のフォーマルさです。
社内チャットで同僚に返す短いメッセージと、取引先の役員に送る正式なメールでは、適した表現が異なります。
迷ったときは、次の3つを覚えておくと便利です。
- 社内の気軽な連絡： 了解しました。
- 上司や取引先への一般的な返答： 承知しました。
- 重要な依頼や正式な社外対応： 承知いたしました。
国立国語研究所のことば研究館は、2012年11月公開の「『了解しました。』は敬意表現にならないか」という解説で、「了解しました」は丁寧な形である一方、「了解」という言葉自体には待遇を表す要素が含まれていないと説明しています。
また、文法的に使えるかどうかだけでなく、日常のコミュニケーションでよりふさわしい言葉を選ぶことの大切さにも触れています。
つまり、「了解しました」は絶対に使ってはいけない言葉ではありません。しかし、相手に敬意が十分に伝わるかどうかを考えると、「承知しました」に置き換えるメリットは大きいのです。
【よくある質問】了解と承知の違いに関するFAQ
Q1：「了解しました」は上司に使うと失礼ですか？
必ずしも失礼な日本語ではありません。「了解しました」は「しました」を使った丁寧な表現です。ただし、謙譲語ではなく、相手によっては敬意が不足していると感じられる場合があります。上司への返答では「承知しました」または「承知いたしました」を使うと安心です。
Q2：「承知しました」は正しい敬語ですか？
はい、正しい丁寧な表現です。ただし、「承知しました」自体を厳密な意味で謙譲語と分類するのは正確ではありません。より丁重な敬語表現にしたい場合は「承知いたしました」を使いましょう。
Q3：「了解いたしました」は目上の人に使っても問題ありませんか？
文法的には成立する表現であり、間違いではありません。「いたしました」によって丁重さも加わります。ただし、「了解」という言葉に対してカジュアルな印象を持つ人もいるため、取引先や重要な相手には「承知いたしました」を選ぶほうが無難です。
まとめ：了解と承知の違いを理解して相手に合った敬語を選ぼう
「了解」と「承知」の違いは、単なる丁寧さの問題ではありません。
「了解」は物事の内容や事情を理解して納得すること、「承知」は事情を知り、相手の依頼や要求を受け入れることに重点があります。
また、敬語としての位置づけにも違いがあります。
「了解しました」は丁寧語であり、必ずしも失礼な表現ではありません。「了解いたしました」も文法的には成立します。しかし、上司や取引先への返答では、相手に敬意を示しやすい「承知しました」「承知いたしました」を選ぶのが実用的です。
特に覚えておきたい使い分けは次のとおりです。
- 友人や親しい同僚には「了解しました」
- 上司や先輩には「承知しました」
- 取引先や顧客には「承知いたしました」
- 接客や正式な依頼には「かしこまりました」
- 注文や依頼を受け付けたときには「承りました」
大切なのは、難しい敬語をたくさん使うことではありません。相手との関係や仕事の状況に合わせ、理解したこと、受け入れたこと、実際に引き受けたことを正確に伝えることです。
迷ったときは「承知しました」、より丁寧に伝えたいときは「承知いたしました」。 この2つを基本にすれば、日常のビジネスメールや上司・取引先との会話でも、言葉遣いに悩む場面を大きく減らせます。 （出典: 了解 と 承知 の 違い（Yahoo!ニュース））
